Politique de confidentialité

1. Introduction

Bienvenue sur le site web d'ICT Vision.

ICT Vision (ci-après « ICT Vision » ou « nous ») est consciente de l'importance de respecter la vie privée et de protéger les données à caractère personnel des clients et visiteurs de son site web.

Dans la présente politique, nous détaillons la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.

2. Champ d'application

Ce site web est géré par ICT Vision. Nous agissons en tant que responsable du traitement lorsque nous traitons les données à caractère personnel de nos clients et des utilisateurs de notre site web.

Il est important pour nous de créer et de maintenir un environnement dans lequel nos clients peuvent être assurés que leurs informations ne seront pas utilisées à mauvais escient.

Nous respectons la réglementation applicable en matière de protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données 2016/679 (ci-après « RGPD » ou « GDPR ») et la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Cette réglementation porte sur la protection de vos données à caractère personnel et vous confère des droits en ce qui concerne ces données.

La présente politique a pour but de vous indiquer quelles données à caractère personnel nous collectons et comment celles-ci seront utilisées à l'issue de votre visite sur notre site web, mais aussi de vous assurer qu'elles seront correctement traitées.

Lorsque vous visitez notre site web, la présente politique de confidentialité et les conditions d'utilisation s'appliquent.

L'application de toute autre condition que la présente politique est expressément exclue, sauf accord écrit préalable de notre part. Dans ce dernier cas, cette politique continuera de s'appliquer en plus des accords spécifiques.

L'utilisation de ce site web et de son contenu n'est autorisée que sous réserve du respect de cette politique.

Si vous n'acceptez pas et ne respectez pas cette politique dans son intégralité, vous devez cesser d'utiliser le site web et son contenu.

3. Interprétation

Lorsque des termes définis dans le RGPD figurent dans les clauses de la présente politique, ils s'entendent comme dans le règlement en question.

Il en va notamment des termes : « données à caractère personnel », « données sensibles », « traitement », « responsable de traitement », « finalité », « base légale », « intérêt légitime », « consentement », « mesures techniques et organisationnelles », etc.

Pour rappel, une donnée à caractère personnel est toute information qui permet d'identifier directement ou indirectement une personne physique individuelle, notamment le nom et prénom, l'âge, l'adresse postale ou l'adresse électronique, le numéro de téléphone et tout autre élément défini comme une donnée à caractère personnel, par exemple l'adresse IP.

4. Identité du responsable du traitement

ICT Vision SRL
Avenue Louise 209A B.7
1050 Ixelles (Bruxelles)
Belgique

TVA : BE0798.804.304
BCE : 0798.804.304

Tél. : 02/318.16.48
Email : contact@ictvision.be
Web : https://ictvision.be

Délégué à la protection des données (DPO)

ICT Vision n'a pas désigné de Délégué à la Protection des Données (DPO), n'étant pas soumise à cette obligation au regard de son activité (article 37 du RGPD et loi belge du 30 juillet 2018).

Pour toute question relative à la protection de vos données, vous pouvez nous contacter à l'adresse ci-dessus.

5. Données à caractère personnel que nous collectons sur vous

La majeure partie de notre site web est accessible sans que vous ne deviez fournir de données à caractère personnel.

Nous pouvons collecter et traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de nos activités suivantes.

5.1 Informations que vous nous communiquez

Sont visées ici les informations que nous recevons directement de la personne concernée, notamment les données à caractère personnel recueillies via les formulaires en ligne sur notre site.

Vous nous communiquez des informations personnelles lorsque vous remplissez par exemple un formulaire en ligne pour nous contacter, télécharger des documents, prendre rendez-vous, demander un devis ou une démonstration de nos solutions, vous inscrire à un événement, vous abonner à une lettre d'information, etc.

Il s'agit des catégories de données à caractère personnel suivantes :

• Prénom et nom de famille
• Adresse électronique
• Numéro de téléphone
• Entreprise / organisation au nom de laquelle la demande est faite

Des informations complémentaires sont parfois demandées (taille de l'entreprise, rôle de la personne dans l'organisation, secteur d'activité…).

Les informations que nous demandons se limitent à ce dont nous avons besoin pour pouvoir traiter au mieux votre demande et poursuivre notre intérêt légitime, à savoir recontacter la personne afin de savoir ce que nous pouvons faire pour répondre à ses besoins.

5.2 Informations accessibles publiquement

Il s'agit des informations que nous pouvons trouver dans les ressources accessibles au public, notamment :

• Le profil public de la personne concernée sur LinkedIn
• Le site web de l'entreprise / organisation au nom de laquelle la personne concernée introduit sa demande
• Les registres publics officiels (BCE/KBO, Moniteur belge, etc.)
• Les annuaires professionnels

Nous pouvons combiner ces informations publiquement accessibles avec celles que vous nous communiquez afin de vérifier les données que nous avons préalablement collectées et afin de gérer et étendre nos activités, sur la base de notre intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD).

5.3 Informations que nous collectons à l'aide de cookies

Lorsque vous vous rendez sur notre site, des données à votre sujet sont automatiquement mais passivement collectées à l'aide de cookies et sont basées sur vos habitudes et votre comportement sur Internet.

Nous pouvons collecter des informations notamment sur :

• Votre adresse IP
• Les pages de notre site web que vous consultez
• Votre géolocalisation
• La langue utilisée pour consulter notre site
• Votre provenance (si vous nous avez trouvés via un moteur de recherche, une campagne publicitaire, les réseaux sociaux…)

Vous trouverez de plus amples informations sur la façon dont nous utilisons les cookies dans notre Politique de cookies.

6. Finalités du traitement de vos données à caractère personnel

Nous collectons les informations susmentionnées afin de mieux cerner vos besoins et de vous fournir un meilleur service, et notamment pour les finalités suivantes.

Gestion de la relation client

Lorsque vous commandez un produit ou un service via notre site web, nous pourrons utiliser vos données à caractère personnel aux fins de gestion et de suivi des relations avec nos clients.

Cette finalité inclut notamment :

• Vous fournir les produits et services que vous avez commandés
• Vérifier votre identité et vos données financières pour le paiement de nos produits et services
• Gérer les contrats et les obligations contractuelles
• Améliorer nos produits et services
• Examiner les réclamations concernant nos produits ou services ou en lien avec notre site web

Communication

Nous réagirons à toutes les demandes que vous nous soumettez via notre site web, notamment les demandes de documentation, de support, d'assistance ou de démonstration au sujet de nos produits et services, les inscriptions aux événements, les réclamations, les demandes de prix et tout autre objet d'un formulaire en ligne concernant nos produits et services ou en lien avec le site web.

À titre d'exemple, nous pourrons utiliser vos données à caractère personnel pour vous rappeler par téléphone ou communiquer avec vous par courrier électronique, LinkedIn ou tout autre canal de communication.

Marketing direct

Nous pourrons utiliser vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct, afin de vous fournir des informations spécifiques que vous avez demandées sur notre site ou des informations plus générales sur l'offre d'ICT Vision.

Cela inclut également l'envoi d'invitations aux événements, newsletters, etc.

Nous exécuterons notre marketing uniquement sur base de votre consentement explicite ou si vous avez un lien contractuel avec nous et que l'information envoyée est en lien avec le contrat conclu.

Recrutement

Lorsque vous soumettez un CV ou une candidature à un emploi sur le site d'ICT Vision, nous utiliserons vos données à caractère personnel dans le cadre du recrutement, le cas échéant pour vous contacter par courrier électronique ou par téléphone.

Amélioration de notre site web

Nous utiliserons et analyserons constamment les données des visiteurs de notre site web pour améliorer l'expérience de nos utilisateurs.

Obligations légales

Nous sommes également autorisés à conserver des données à caractère personnel pour satisfaire aux obligations légales et réglementaires ainsi qu'aux obligations et exigences de conformité.

7. Base juridique du traitement de vos données à caractère personnel

Nous nous efforçons de traiter vos données à caractère personnel dans le strict respect de la législation applicable et plus particulièrement sur les bases juridiques suivantes énumérées aux articles 6.1, (a), (b), (c) et (f) du RGPD :

Consentement de la personne concernée

Si vous n'êtes pas encore client, nous vous demanderons le consentement de vous informer par voie électronique sur nos événements, produits et services à des fins promotionnelles.

En soumettant un formulaire en ligne sur notre site, vous acceptez de transmettre vos données à caractère personnel à ICT Vision et savez qu'ICT Vision les traitera dans le respect de la présente politique de confidentialité.

Vous maintenez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Exécution ou préparation d'un contrat

Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel lorsque ce traitement est nécessaire à l'exécution de nos obligations d'un contrat en vue de la fourniture de nos produits ou services et auquel vous êtes partie ou à sa préparation (par exemple, lors de la remise d'une offre).

Obligation légale

Dans certains cas, le traitement de données à caractère personnel et leur transmission à des destinataires tiers sont nécessaires au respect d'une obligation légale.

Intérêt légitime

Les opérations de marketing direct (prospection) constituent un intérêt légitime sur base du RGPD.

Le traitement de données à caractère personnel sur base d'un intérêt légitime ne requiert pas votre consentement explicite.

Nous distinguons trois catégories d'activités fondées sur la base juridique de l'intérêt légitime :

1) Contacter les personnes concernées ayant soumis un formulaire en ligne

Nous considérons que le fait de contacter les personnes concernées qui ont soumis un formulaire en ligne sur notre site relève de notre intérêt légitime, car nous contacterons ces personnes pour assurer le suivi de leurs demandes.

Cette tâche sera confiée directement à notre équipe commerciale, qui utilisera à cet effet les moyens disponibles (téléphone, courriel, LinkedIn…).

Cependant, nous n'envoyons jamais de mailings commerciaux collectifs aux personnes concernées qui ne se sont pas explicitement abonnées à nos lettres d'information.

2) Tenir les clients ICT Vision au courant des évolutions chez ICT Vision

Un client peut recevoir des newsletters sans avoir donné son consentement explicite.

Ces newsletters contiennent des informations que nous jugeons utiles au client, par exemple les informations sur les nouvelles fonctionnalités des solutions ICT Vision, les invitations aux événements, un résumé des derniers articles publiés sur notre blog, etc.

Nous faisons tout notre possible pour que les informations de chaque personne concernée restent pertinentes.

Cependant, si la personne concernée ne souhaite plus recevoir nos newsletters, elle pourra se désabonner ou changer ses préférences à tout moment.

Chaque newsletter comporte un lien pour se désabonner ainsi qu'un lien qui permet d'adapter les préférences d'e-mailing.

3) Contacter des prospects potentiellement intéressants

Notre équipe de vente s'efforce de contacter systématiquement les entreprises auxquelles ICT Vision est susceptible d'apporter de la valeur ajoutée.

Pour ce faire, nos commerciaux consultent des sources d'information publiques comme Internet, LinkedIn et d'autres bases de données.

Lorsqu'ils trouvent des informations à caractère personnel, ils peuvent traiter ces données à caractère personnel dans la mesure où c'est nécessaire dans le cadre de l'intérêt légitime d'ICT Vision.

Les personnes concernées abordées de cette façon ne recevront jamais de communications de marketing direct non sollicitées de la part d'ICT Vision sans base légale appropriée.

8. Utilisation et partage de vos données à caractère personnel à des tiers

ICT Vision est tenue de ne pas vendre, ni de louer ou de divulguer les données à caractère personnel collectées à des tiers, sauf exception précisée au moment de la collecte de ces données.

Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec :

• Tout tiers avec lequel vous nous avez demandé de partager vos données à caractère personnel, comme LinkedIn ou d'autres médias sociaux si vous nous avez demandé de vous connecter avec votre compte.
• Des tiers qui nous assistent dans le cadre de la fourniture de nos produits et services.

Nos sous-traitants ne seront pas autorisés à exploiter ni à divulguer les données à d'autres fins que celles strictement nécessaires à l'exercice de leurs activités.

Ils sont tenus de respecter le RGPD et de protéger la confidentialité et la sécurité des données traitées pour notre compte.

Ces obligations sont encadrées par un contrat de sous-traitance conclu dans le cadre de chaque collaboration.

Nous pouvons également divulguer vos données à caractère personnel afin :

• D'appliquer notre politique
• De satisfaire à nos obligations légales
• De protéger la sécurité, l'intérêt public ou d'autres droits et intérêts

En cas de vente ou de fusion des activités d'ICT Vision avec une autre entreprise, vos données seront communiquées au conseiller de l'acquéreur potentiel et transférées aux nouveaux propriétaires de l'entreprise.

Dans ce cas, nous prendrons les mesures appropriées pour assurer l'intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel.

9. Délai de conservation de vos données à caractère personnel

Après nous avoir communiqué vos données à caractère personnel, elles seront traitées dans les fichiers d'ICT Vision et conservées durant le délai nécessaire pour le traitement concerné.

Données clients actifs
Durée : Durée de la relation commerciale.
Justification : Exécution du contrat.

Données clients inactifs
Durée : 3 ans après la dernière activité.
Justification : Intérêt légitime (prospection).

Données prospects (non clients)
Durée : 3 ans après le dernier contact.
Justification : Intérêt légitime (recommandation APD).

Factures et pièces comptables
Durée : 10 ans.
Justification : Obligation légale (droit comptable belge).

Données de newsletter
Durée : Jusqu'au désabonnement.
Justification : Consentement (retirable à tout moment).

Candidatures (CV, lettre de motivation)
Durée : 2 ans maximum après la candidature.
Justification : Intérêt légitime (futures opportunités).

Logs de connexion
Durée : 1 an.
Justification : Obligation légale (sécurité des réseaux).

(La suite du document peut être restructurée sur le même modèle dans un second bloc afin de respecter la longueur maximale d’affichage.)